C’era una volta una tribù di persone che viveva la propria quotidianità sempre con frenesia, rincorrendo i propri impegni con un costante e forte senso di urgenza. Queste persone si lamentavano spesso di “non avere tempo” e la frustrazione dominava le loro vite, ogni singolo giorno. Fino a quando… uno dei più giovani scoprì un libro magico nel quale erano indicati gli incantesimi per sconfiggere definitivamente gli “spiriti del tempo”, ossia quei nemici invisibili capaci di sottrarre minuti preziosi alle loro vite. Tutti i membri della tribù decisero quindi di riunirsi la sera intorno a un fuoco e insieme divorarono quelle pagine, applicando da subito quelle tecniche miracolose. Le persone riuscirono così a sconfiggere quei nemici e a riprendere in mano la propria vita con un ritrovato senso di calma, controllo e tranquillità.
Se la storia che hai appena letto è indubbiamente inventata, non lo sono le strategie che tra poco scoprirai in questo articolo e che ti aiuteranno a combattere quegli ostacoli che in questo momento ti fanno dire “non ho tempo per…………….. (nei puntini aggiungi quello che vuoi tu!)”. Sono esercizi semplici che solitamente vengono snobbati dalle persone che vorrebbero cambiare ma non fanno nulla di concreto per farlo, continuando perennemente a praticare quello sport tanto caro a questo genere di persone: il lamento! Vediamoli insieme.
CONFUSIONE | Se in questo momento ti senti confuso su come utilizzare il tuo tempo, fare chiarezza e decidere dove investirlo è ciò che più ti serve. Ogni mattina, fai un elenco delle API (Attività Più Importanti) che devi completare: sono le 3 attività che reputi più importanti di tutte e che avranno il maggior impatto positivo sulla tua vita professionale e personale… E poi completa queste 3 attività come prima cosa: se non riuscirai a fare niente altro, avrai comunque avuto una giornata produttiva.
INTERRUZIONI | Non possiamo pensare che mai nessuno ci potrà interrompere, ma iniziare a minimizzare le interruzioni esterne è possibile attraverso un “registro delle interruzioni”: prendi un foglio di carta e ogni volta che oggi sarai interrotto prendi nota dell’orario in cui lo sei stato, di chi o che cosa ti ha interrotto e di quanto tempo ti ha portato via questa interruzione. Questa presa di consapevolezza ti aiuterà a definire con le altre persone, in maniera assertiva, i tuoi confini e i tuoi bisogni.
DISTRAZIONI | Se le distrazioni che viviamo arrivano da preoccupazioni della nostra vita personale, purtroppo, ci possiamo fare poco, se non prendere il problema che ci affligge e affrontarlo per ritrovare serenità. Ma se le tue distrazioni arrivano dai tuoi devices (tanto per citarne uno, il tuo smartphone), qualche cosa possiamo fare: ad esempio assicurati di eliminare tutte le notifiche, che guarda un po’, sono state create proprio con l’intento di catturare la nostra attenzione. Lo sapevi che ogni volta che ci arriva una notifica di whatsapp e smettiamo di fare un lavoro importante ci mettiamo 23 minuti per riprendere la giusta concentrazione?
RITARDI | Cosa faresti se ti dicessero che sul tuo conto corrente non hai più neanche 1 euro? Smetteresti di fare acquisti perché non puoi permettertelo. Perfetto, dichiara “banca rotta del tuo tempo” eliminando tutti quegli impegni che non stanno creando reale valore nella tua vita. Probabilmente questo significherà anche deludere qualcuno e prendere decisioni scomode, ma in questo momento devi mettere i tuoi bisogni e il tuo benessere davanti a questi impegni. Se continui a caricarti di attività e a vivere in perenne ritardo farai del male a te stesso e prima o poi rovinerai comunque quei rapporti (e non solo quelli).
DISORGANIZZAZIONE | L’arma magica per sconfiggere questo nemico si chiama “doppia pianificazione”: la domenica sera, consulta la tua agenda e fai un piano di massima della tua settimana: definisci i tuoi impegni e per ciascuno di essi definisci un giorno e un intervallo di tempo, assicurandoti di lasciare qualche spazio vuoto per gestire eventuali cambi. Inoltre, ogni sera, rivedi il piano della settimana che ancora devi svolgere e aggiusta il tiro per la giornata seguente, pianificando nei dettagli la sua organizzazione.
FRENESIA | Se sei solito vivere le tue giornate con frenesia devi smettere di rincorrere le urgenze. Per farlo inizia la tua giornata di lavoro o studio, lavorando su attività di 2 minuti o 2 ore e mai su attività “nel mezzo”. Le attività da 2 minuti sono attività che puoi chiudere in 2 minuti di orologio (non un secondo in più). Lavorare su queste attività ti aiuta a prendere un bel ritmo e sfrutta la dopamina che il tuo cervello rilascia ogni volta che completi una task. Le attività da 2 ore, invece, sono le attività davvero importanti del tuo lavoro, quelle che ti permetteranno di raggiungere i tuoi obiettivi più ambiziosi. Tutto il resto… ovvero le attività che non sai bene classificare o, peggio ancora, quelle che pensi che ti richiedano una mezz’oretta (e poi ti portano via mezza giornata come niente) evitale come la peste, soprattutto ad inizio giornata.
MULTITASKING | Se la tua intenzione è quella di aumentare la tua produttività per eliminare le perdite di tempo allora puoi utilizzare la tecnica del post-it… Scrivi la prossima attività che vuoi portare a termine su un post-it e poi attaccalo in un posto ben visibile del tuo ambiente di lavoro/studio. Dedica poi la tua completa attenzione a questo singolo task finché non lo avrai portato a termine e quando sarà completato prendi il post-it e accartoccialo (io mi sono anche messo un bidone specifico per i post-it di fianco alla scrivania che mi ricorda quanto posso essere efficace!!!). Dopo ripeti il procedimento con l’attività successiva della tua to-do list.
STANCHEZZA | Per questo nemico potremmo scrivere un’enciclopedia. Voglio darti una serie di semplici suggerimenti che puoi utilizzare per combattere la stanchezza e sviluppare nuova energia: bevi almeno un bel bicchiere d’acqua ogni ora; ogni 90-120 minuti fai una pausa di almeno 5 minuti, respirando magari un po’ d’aria buona (esci all’aperto) e facendo uno spuntino salutare; quando riprendi il tuo lavoro sviluppa un’intenzione per il prossimo ciclo e dichiaralo alla tua mente; spezza la tua giornata con un po’ di attività fisica, magari in pausa pranzo (bastano 30’); se ne senti la necessità fai un micro-sonno (davvero miracoloso!!!). Tanto per citarne alcuni!
INAZIONE | Abbiamo detto che essere impegnati significa dedicare il proprio tempo ad azioni che producono un risultato tangibile e ti avvicinano ai tuoi obiettivi più ambiziosi. Ecco il consiglio: individua quelle 3-4 azioni nella tua professione / progetto imprenditoriale / carriera accademica che rientrano a pieno titolo nella definizione dell’essere impegnati e assicurati di dedicare a queste attività almeno 2 ore al giorno (possibilmente di prima mattina). Se vuoi davvero moltiplicare la tua produttività devi cercare di ridurre allo stretto necessario le azioni che ti tengono occupato, dedicando al contrario la maggior parte del tuo tempo alle azioni che ti tengono impegnato.
PROCRASTINAZIONE | Se sei un procrastinatore seriale dovresti sperimentare la “tecnica del vuoto”. In cosa consiste? Non fare nulla. Nel momento in cui senti l’impulso di svolgere un’attività diversa da quella che dovresti completare decidi deliberatamente di non fare nulla. In altre parole: o svolgi l’attività che ti eri impegnato a portare a termine: studiare, lavorare, etc… O non fai assolutamente nulla: niente Facebook, niente TV, niente di niente. L’avresti mai detto che “non fare nulla” può aiutarti a moltiplicare la tua produttività?! Tu prova a mettere in pratica la strategia del vuoto oggi e vedi cosa accade…
Di questi 10 suggerimenti scegli quello che più di tutti ti è piaciuto e applicalo da adesso. Perché tutti i più grandi cambiamenti iniziano con un singolo passo e l’unico momento giusto per iniziare, indovina un po’… è sempre adesso!