Nel 1895, il sociologo italiano Vilfredo Pareto osservò un fenomeno che presto divenne una legge universale conosciuta in tutto il mondo. Pareto notò che la società si divideva in due categorie di persone: “i pochi rilevanti”, ossia coloro che erano in grado di lasciare un segno ciascuno nel proprio contesto di riferimento (circa il 20% della popolazione), e “i molti irrilevanti”, ossia coloro che erano decisamente poco influenti sulle scelte e sui risultati di quegli stessi contesti (circa l’80% della popolazione).
Continuando a studiare e ricercare questo fenomeno, Pareto notò anche che quasi ogni società economica era soggetta allo stesso principio. Ad esempio, che l’80% dei risultati dipendeva dal 20% delle attività; che l’80% del fatturato arrivava dal 20% di clienti; che l’80% dei profitti era determinato dal 20% dei prodotti o servizi; che l’80% del valore che si portava in azienda era il frutto del 20% delle mansioni.
Fu proprio da questo tipo di osservazioni che nacque la famosa “Legge di Pareto”, nota anche come la “Regola 80-20”, che fondamentalmente ci dice che “se in una lista ci sono 10 cose da fare, 2 di esse varranno molto di più di tutte le altre 8 messe insieme”. E bada bene: per portare a termine ciascuna delle 10 azioni della lista ci potrebbe volere lo stesso tempo, ma 2 di quelle sono in grado di aggiungere un valore da cinque a dieci volte maggiore rispetto alle altre.
Ora, prendiamo per vero questo concetto e proviamo a verificarlo sulla nostra vita: quante volte ci siamo trovati ad essere estremamente indaffarati e pieni di impegni, arrivando alla fine della giornata con la netta sensazione di aver sprecato il nostro tempo e di non aver combinato nulla di significativo? Potrebbe essere perché in quei momenti ci siamo concentrati sull’80% delle cose da fare che porta il 20% dei risultati, dandoci un basso percepito dei nostri livelli di efficacia?
Potrebbe. Quel che è certo è che, se ben applicato, il principio di Pareto è in grado di spostare il nostro focus su quelle azione che contano veramente, eliminando una parte di distrazioni, e migliorando di parecchio i risultati che siamo in grado di ottenere. E per tutti coloro che hanno fatto della frase “ma io non ho tempo” quasi un credo religioso, il principio di Pareto è anche capace di liberare spazi dalla nostra agenda, utili per dedicarsi ad altro! Vediamo nel concreto le tre regole per farlo funzionare:
1 | RAGIONA IN TERMINI DI RISULTATI (E NON DI AZIONI) | Molte persone sono talmente affezionate alle “to do list” che spesso perdono di vista i risultati che vogliono ottenere. E così, i “post it” si riempiono di attività da portare a termine e i pensieri si aggrovigliano nella ragnatela degli impegni. Per diventare più efficaci, e quindi capaci di ottenere ciò che realmente desideriamo, è necessario un cambio di paradigma, e questo è possibile iniziando a farsi queste 3 semplici domande: che cosa voglio ottenere, quali attività devo fare per ottenere ciò che desidero e quali di queste attività (identificane il 20% che conta) sono quelle ad alto valore aggiunto.
2 | FAI TU PER PRIMO IL 20% DELLE ATTIVITÀ CHE HANNO PIÙ VALORE | Tra tutte le attività di cui ci si può occupare, spesso le più utili sono anche quelle più difficili e complesse da portare a termine. Ma i vantaggi e i benefici che si ottengono facendosene carico possono essere davvero enormi. Evita pertanto di iniziare le tue giornate dedicandoti all’80% di quelle azioni a basso valore aggiunto solo perché “intanto sono facili e ci metto poco”, ma inizia da quel 20% di attività fondamentali e indelegabili. Quando stai per iniziare a fare qualcosa semplicemente chiediti: questa azione rientra nel 20% di quelle che contano?
3 | DELEGA L’80% DELLE ATTIVITÀ A BASSO VALORE AGGIUNTO | Se è vero che nessun altro al di fuori di te può portare a termine quel 20% di azioni che hanno un grande impatto sui risultati che ottieni, è altrettanto vero che la stragrande maggioranza delle attività le puoi delegare ad altri. Ciò è possibile perché queste ultime non richiedono alti gradi di competenza e specializzazione, e possono quindi essere affidate ai tuoi collaboratori o acquistate sul mercato a prezzi contenuti. Delegare queste azioni significa liberare tempo per sé!
Ora che conosci nel dettaglio questa strategia, fai un elenco di tutti gli obiettivi, attività, progetti che in questo momento rivestono una grande importanza nella tua vita e chiediti: quali di questi rientrano nel 20% superiore che mi permetterebbe di ottenere i risultati che desidero veramente? Decidi fin da subito di dedicare le tue energie alle attività in grado di fare la differenza per la tua vita o per la tua attività, e delega tutte le altre. La vita è fatta di scelte, e sta a te decidere se appartenere al 20% dei “pochi rilevanti” o all’80% “dei molti irrilevanti”. E tutte le volte che sentirai uscire dalla tua bocca la frase che dice “non ho tempo”, morditi la lingua e ricordati che hai letto questo articolo!